Através da Resolução 623, de 8-5-2013, publicada no DO-RJ de 10-5-2013, o Secretário de Estado da Fazenda do Rio de Janeiro disciplinou procedimentos para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-E) e do Cupom Fiscal.
veja, a seguir, a íntegra da Resolução 623 SEFAZ/2013:

RESOLUÇÃO 623 SEFAZ, de 8-5-2013

DISCIPLINA PROCEDIMENTOS PARA CANCELAMENTO DE NF-E E CUPOM FISCAL E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA, no uso de suas atribuições, tendo em vista o disposto no parágrafo único da cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 7/05, de 30 de setembro de 2005, e o contido no processo nº E-04/073/20/2013,
RESOLVE:
Art. 1º- O cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) deverá ser efetuado por meio do registro de evento correspondente no aplicativo emissor de NF-e, em prazo não superior a 24 horas, contado do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NFe.
§ 1º- O cancelamento de que trata o caput deste artigo somente poderá ser efetuado quando não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço ou ainda a escrituração do documento.
§ 2º- Para promover o cancelamento de NF-e, o contribuinte deverá observar os procedimentos previstos na cláusula décima terceira do Ajuste SINIEF 7/05, de 30 de setembro de 2005.
Art. 2º- Quando o cancelamento não for realizado na forma e no prazo previstos no art. 1º desta Resolução, o contribuinte, para regularização dos lançamentos, deverá:
I – no caso de o erro ser verificado antes de efetuado o pagamento do imposto correspondente ao período de apuração:
a) emitir o documento fiscal eletrônico com as características previstas no § 1º deste artigo;
b) apresentar comunicação à repartição fiscal de sua circunscrição, observado o disposto no § 2º deste artigo;
II – no caso de o erro ser verificado depois de efetuado o pagamento do imposto correspondente ao período de apuração e a regularização implicar falta de pagamento de imposto:
a) emitir o documento fiscal eletrônico com as características previstas no § 1º deste artigo;
b) pagar o imposto relativo à diferença decorrente do estorno do documento com os devidos acréscimos legais;
c) apresentar comunicação à repartição fiscal de sua circunscrição, com cópia do comprovante de pagamento do imposto a que se refere à alínea “b” deste inciso, observado o disposto no § 2º deste artigo;
III – no caso de o erro ser verificado depois de efetuado o pagamento do imposto correspondente ao período de apuração e a regularização implicar imposto a restituir:
a) observar os procedimentos específicos para restituição de indébito;
b) somente se apropriar do crédito e emitir o documento fiscal eletrônico para regularização dos lançamentos depois de deferido o pedido de restituição;
IV – no caso de o erro ser verificado depois de efetuado o pagamento do imposto correspondente ao período de apuração e a regularização não implicar falta de pagamento de imposto, adotar-se-ão os procedimentos previstos no inciso I do caput deste artigo.
§ 1º- A NF-e para regularização dos lançamentos deverá ser emitida com as seguintes características:
I – finalidade de emissão da NF-e (campo FinNFe): “3 – NF-e de ajuste”;
II – descrição da Natureza da Operação (campo natOp): “999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;
III – identificação da NF-e referenciada (campo refNFe): número da chave de acesso da NF-e que está sendo estornada;
IV – dados de produtos/serviços e valores: preenchido com os dados de produtos/serviços e valores equivalentes aos da NF-e estornada;
V – código de CFOP: código da natureza de operação inversamente correspondente ao constante da NF-e estornada;
VI – informações adicionais de interesse do fisco (campo infAdFisco): justificativa do estorno.
§ 2º- A comunicação de que tratam as alíneas “b” do inciso I e “c” do inciso II do caput deste artigo deverá ser realizada em até 15 (quinze) dias após a emissão do documento fiscal eletrônico de regularização.
§ 3º – A regularização dos lançamentos na forma prevista neste artigo não exclui a aplicação de penalidade por descumprimento de obrigação acessória em razão da inobservância dos procedimentos previstos no art. 1º desta Resolução.
§ 4º- Em todas as hipóteses previstas neste artigo, deverá ser comprovado pelo contribuinte que a circulação da mercadoria ou prestação do serviço não ocorreu, sob pena de não ser validado o procedimento realizado e indeferido o pedido de restituição.
Art. 3º- O disposto no art. 2º desta Resolução, inclusive no que se refere à aplicação da penalidade cabível, também se aplica ao Cupom Fiscal quando o seu cancelamento não se realizar na forma prevista no art. 53 do Livro VIII do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 27.427, de 17 de novembro de 2000 (RICMS/00), devendo ser referenciadas na NF-e emitida para regularização, no campo refECF, as informações do Cupom Fiscal estornado.
Parágrafo Único – Caso o contribuinte não utilize NF-e, deverá ser emitida Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, em cujo campo “Descrição dos produtos” deverão constar, além das informações sobre as mercadorias, o número do COO (Contador de Ordem de Operação) e data de emissão do Cupom Fiscal estornado.
Art. 4º- O disposto nesta Resolução não se aplica às hipóteses de devolução ou retorno de mercadoria não entregue, casos em que devem ser observados os procedimentos específicos atinentes a essas situações, constantes do Capítulo VI do Título VI do Livro VIII do RICMS/00.
Parágrafo Único – Os motivos da não entrega da mercadoria devem ser consignados no verso do Documento Auxiliar da NF-e (DANFE) que acompanhou o seu trânsito, devendo este ser mantido pelo prazo decadencial previsto na legislação.
Art. 5º- Ficam convalidados os procedimentos realizados pelos contribuintes de forma diversa da prevista nesta Resolução desde que:
I – tenham sido praticados até a data do início da vigência desta Resolução; e
II – tenha sido, ou seja apresentada até 30 de junho de 2013, denúncia espontânea à repartição fiscal de sua circunscrição na qual reste comprovado que a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço não ocorreu e que não tenha resultado em falta de pagamento de imposto, ou, caso tenha resultado, o débito já tenha sido recolhido com os devidos acréscimos legais.
Parágrafo Único- Caso o documento fiscal não cancelado tempestivamente tenha sido escriturado, a regularização se fará mediante emissão do documento previsto no § 1º do art. 2º desta Resolução.
Art. 6º – Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.
RENATO VILLELA
Secretário de Estado de Fazenda